Ny lag ställer krav på e-faktura vid offentlig upphandling

Från den 1 april 2019 gäller en ny lag som ställer krav på att alla inköp i offentlig sektor ska faktureras med elektronisk faktura (e-faktura). Det betyder att alla leverantörer nu måste skicka e-fakturor till sina kunder inom stat, kommun och landsting. De nya reglerna gäller även vid leveranser till många av de statliga, kommunala och landstingsägda bolagen.

Offentliga upphandlingar som påbörjats innan 1 april omfattas inte retroaktivt av lagen. Om det finns befintliga avtal kan leverantören fortsätta att fakturera med de e-fakturaformat som parterna är överens om.

Enligt den nya lagen (2018:1277) om elektroniska fakturor till följd av offentlig upphandling måste e-fakturorna följa en ny europeisk standard som etablerades i Sverige under 2018. Pdf-fakturor eller inskannade pappersfakturor uppfyller inte denna standard.

Ett företag som efter flera påminnelser ändå inte fakturerar enligt de nya lagkraven kan få föreläggande om att betala vitesbelopp.

Lagförslaget omfattar alla inköp som offentliga kunder gör mot faktura

Lagen omfattar alla fakturor som en leverantör utfärdar till följd av någon form av offentlig upphandling– inklusive direktupphandlingar. I praktiken innebär det alla inköp som offentliga kunder gör mot faktura. Kravet gäller dock inte vid kontanta betalningar eller med betalkort.

Vilka påverkas och hur?

Företag som redan i dag har offentliga kunder eller om vill ha offentliga kunder i framtiden behöver se till att de kan skicka fakturor som lever upp till kraven i den nya lagen. Det är en förutsättning för att vinna offentliga upphandlingar.